โดย ผศ.ดร.พร วิรุฬห์รักษ์ นักวิชาการอิสระด้าน Property Technology virulrak@gmail.com
ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร แอสเซ็ท แอคทิเวเตอร์ (Asset Activator)
อุปนายกสมาคม BIM แห่งประเทศไทย
ผู้เชี่ยวชาญเทคโนโลยี Digital Twin Thailand

จากที่เราได้นำเสนอคราวที่แล้ว บทเรียนสุดคลาสสิคจากการไม่มี-ไม่อัปเดตแบบก่อสร้าง กับการบริหาร “แบบ” เมื่อการก่อสร้างจบลง  การที่ As-Built Document ‘ไม่มี’ หรือ ‘ไม่ตรง’ กับความเป็นจริง นั้น ก่อให้เกิดความเสียหายได้มากเพียงใด และน่าตกใจ คือ เรากลับ "ปรับใจ" และ "ทำใจ" กับปัญหาเหล่านี้ไปเรียบร้อย

เพราะอะไร? และทำไม? เรื่องของเรื่องมันก็มีสาเหตุอยู่
ก่อนอื่นท่านต้องเข้าใจ ที่มาของ As-Built Document ว่าส่วนใหญ่ ถูกสร้างขึ้นมาได้อย่างไร?

ผู้ออกแบบ เช่น สถาปนิก หรือวิศวกร เป็นผู้สร้าง As-Built Document ที่เรียกว่า Construction Document หรือ แบบก่อสร้าง (รวมถึงรายละเอียด คู่มือ และสเปคต่างๆ ด้วย)

โดยปกติ ผู้รับเหมาก่อสร้างจะนำ Construction Document ไปดำเนินการก่อสร้าง แต่จะมีการเขียนแบบเองแยกเป็นเฉพาะส่วน เพื่อทำรายละเอียดสำหรับการก่อสร้างหรืออธิบายวิธีการก่อสร้างในกลุ่มคนทำงาน เอกสารที่มีการเขียนเพิ่มเฉพาะจุดดังกล่าว เรียกว่า “Shop Drawings”

ในโลกอุดมคติของการทำงาน หรือ ในทางทฤษฎี ผู้รับเหมาก่อสร้างจะต้องรวบรวม Shop Drawings หรือ Note ที่ระบุการปรับเปลี่ยนทั้งหมดระหว่างการดำเนินการก่อสร้างมาปรับเข้าไปในเอกสาร Construction Document ให้กลายเป็น As-Built Documents ซึ่งสมชื่อคือต้องเป็น “แบบที่เหมือนกับที่สร้างจริง” และส่งให้กับเจ้าของ

แต่ในโลกแห่งความเป็นจริง อาจไม่เกิดขึ้น ได้เป๊ะขนาดนั้น เพราะ
(1) การเปลี่ยนแปลงต่อเนื่องระหว่างการก่อสร้าง ในระหว่างทางการก่อสร้างมีการเปลี่ยนแปลงด้วยเหตุผลหลายๆ ประการ

บางกรณีเกิดจากเจ้าของ : เจ้าของมีข้อมูลใหม่ จะด้วยปัจจัยทางธุรกิจหรือโครงการเชิงพาณิชย์ที่เพิ่งมีข้อตกลงทางธุรกิจกับผู้เช่าที่มีอิทธิพลมาก จึงต้องการปรับเปลี่ยนรูปแบบโครงการ หรือแม้แต่เพิ่งเจอซินแส ที่น่านับถือมาทัก เรียกว่าเป็นปัจจัยที่เกิดขึ้นได้ทั้งสิ้น

บางกรณีเกิดจากผู้ออกแบบ : ผู้ออกแบบ มีหน้าที่สร้างแบบก่อสร้าง (Construction Document) เพื่อให้ผู้รับเหมาก่อสร้างนำไปดำเนินการต่อ แต่บางครั้งผู้ออกแบบทำงานไม่เรียบร้อย และเหมือนโยนปัญหาให้กับผู้รับเหมาก่อสร้าง กลายเป็นปมที่ผู้รับเหมาก่อสร้างต้องแก้เอง ซ้อนเนื้องานกับการเปลี่ยนแปลงของลูกค้าเข้าไปอีก

การเปลี่ยนแปลงใดๆ ในโลกของการออกแบบก่อสร้างนั้น ไม่ใช่เหมือนกับการแก้เอกสารพิมพ์ผิดเป็นรายบรรทัด แก้แยกส่วนได้ แต่มักมีผลกระทบกับงานส่วนอื่นๆ ไปพร้อมๆ กัน รวมไปถึงมีผลกระทบต่อผลประโยชน์ของ Supply Chain ส่วนอื่นๆ ซึ่งต้องมีการประชุม และยุติข้อพิพาทเป็นหลักฐาน การเก็บประเด็นเหล่านี้เป็นงานที่ทารุณมากของผู้รับเหมาก่อสร้าง และผู้ควบคุมงาน

สรุปง่ายๆ คือ แบบเปลี่ยนมากเกินกว่าจะติดตาม มาเป็นเวอร์ชั่นสมบูรณ์ได้ทัน

(2) การสร้างข้อมูล As-Built Document โดยผู้รับเหมาก่อสร้างหรือผู้ควบคุมงานบางรายที่ไม่มีความเป็นมืออาชีพ 
ต่อเนื่องจากข้อที่ 1 ผสมด้วยความที่เจ้าของหรือผู้ตรวจรับงานสนใจตัวอาคาร มากกว่า ตัว As-Built Document โดยหน้าที่ ผู้รับเหมาก่อสร้างต้องส่งมอบอาคารที่เป็นไปตามแบบก่อสร้างให้กับเจ้าของอาคารผู้ว่าจ้าง เพราะอาคารเสมือนเป็นเครื่องจักรขนาดใหญ่ที่มีความสลับซับซ้อน จึงต้องมี “คู่มือ” หรือ “เอกสาร” ไปด้วย

โดยทั่วไปผู้รับเหมาก่อสร้างมีความรู้สามารถสร้าง As-Built Document ที่มีคุณภาพได้ แต่ผู้รับเหมาก่อสร้างบางคนก็เนียน เพราะคิดว่าเจ้าของอาคารไม่น่าจะมาตรวจหรือคนที่มาตรวจก็ไม่ได้มีความรู้ในการอ่านแบบเชิงเทคนิคมากนัก ผู้รับเหมาก่อสร้าง “บางราย” อาจมองว่า เอกสารฉบับนี้เป็นเพียงของสิ่งหนึ่งแค่ทำส่งๆ ไป! การทำให้เรียบร้อย ถูกต้อง เอาไปใช้การได้ จึงไม่ใช่สาระสำคัญมากนัก เทียบกับการสร้างอาคารให้เสร็จทันเวลาและมีคุณภาพ

นอกจากนี้ As-Built Document ไม่ได้มีเพียงแค่แบบก่อสร้างเท่านั้น แต่ยังมีเอกสารคู่มือการใช้เครื่องจักรในอาคาร เช่น เครื่องผลิตไฟฟ้าสำรอง, ลิฟต์ หรือระบบ IT ต่างๆ ด้วย

As-Built Document จึงเป็นเอกสารที่มาจากหลายแหล่งและมักจะมาแยกเป็นชิ้น เพียงแค่การติดตามเอกสารเหล่านี้ให้ครบและสร้างอาคารให้ทัน ผู้รับเหมาก่อสร้างส่วนใหญ่ก็มีความกดดันมากแล้ว เมื่อผู้รับเหมาบางรายทราบว่า เจ้าของไม่ได้ดูในรายละเอียดของ As-Built Document หรือไม่ใช่เงื่อนไขของการตรวจรับอาคารและชำระเงินค่าจ้าง ผู้รับเหมาก่อสร้างจึงสามารถเนียนที่จะละเลยการพัฒนา As-Built Document ให้มีคุณภาพ

โดยสรุปคือส่วนใหญ่ ณ วันที่ As-Built Document โอนมาถึงมือเจ้าของ อาจไม่ใช่เอกสารที่มีคุณภาพแต่แรกแล้ว อีกด้านหนึ่งสำหรับ Construction Manager หรือที่เรียกว่า ‘ผู้ควบคุมงาน’ ก็เช่นกัน ถ้าเป็นคนที่ไม่ควบคุมงานจริง ทำตัวเป็นแค่ Messenger เป็นอันชัวร์ว่าแบบที่มาถึงเละแน่นอน

(3) เพราะไม่มีคนตรวจรับ
เอกสารมากองเป็นตั้ง ภูเขาเลากา ยิ่งอาคารใหญ่ยิ่งมาเป็นลัง ส่งให้เจ้าของอาคารหรือเจ้าของโครงการเจ้าของส่วนใหญ่ ไม่ใช่สถาปนิกวิศวกร, คนออกแบบก็จบสัญญาไปแล้ว ไม่อยู่แล้ว, ผู้รับเหมาก่อสร้าง และ CM (Construction Manager : ผู้ควบคุมงาน) ก็ไปทำงานอื่นแล้ว เหลือแต่เจ้าของกับเจ้าหน้าที่ ช่างอาคาร ที่รอรับเอกสาร

หากเป็นบริษัทที่เจ้าของมีพลกำลัง สามารถว่าจ้างผู้จัดการอาคารระดับพรีเมี่ยม เป็นวิศวกรที่มีประสบการณ์ ที่ทำงานตามสำนักงานขนาดใหญ่เกรด A ก็ถือว่าดีหน่อยเพราะผู้จัดการอาคารระดับพรีเมี่ยมเหล่านี้มักมีระบบการตรวจรับเอกสารและต่อเนื่องไปถึงการกรอกรายละเอียดจากเอกสารเข้าระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์สำหรับบริหารจัดการอาคารได้ แต่ส่วนใหญ่แล้วจะไม่ได้กรอกครบถ้วน จะกรอกแค่เฉพาะงานที่ต้องทำการบำรุงรักษาจริงจัง เช่น ลิฟต์, บันไดเลื่อน, เครื่องจักต่างๆ เป็นชิ้นๆ ซึ่งเป็นเนื้องานการบริหารของช่างอาคารเท่านั้น อย่างอื่นเขาจะไม่เข้าไปดู

ส่วนแบบก่อสร้าง หรือ สเปควัสุดทางสถาปัตยกรรม ก็เพียงแค่หาที่เก็บไว้

หากเป็น PDF หรือ CAD ก็เก็บไว้ใน Hard Drive หรือเลวร้ายกว่านั้นคือ Thumb Drive (หายอีก) ส่วนที่เป็นเอกสารกระดาษก็หาที่กองไว้ ‘ที่ไหนสักแห่ง’

นี่คือสภาพการตรวจรับ As-Built Document ทั่วๆ ไปอย่างที่เกิดขึ้นในความเป็นจริง โดยสรุปคือมักจะมีแต่ “รับ” ไม่มี ”ตรวจ”

(4) การเข้าถึงและเปิดข้อมูลเพื่ออ่านและศึกษายากมาก
ในโลกของการบริหารอาคาร ต้องรับความจริงกันว่าแบบจะถูกมาเปิดใช้ต่อเมื่อเกิดปัญหาที่ต้องการแก้ไข ไม่ได้เปิดทุกวันกันเป็นประจำ

แต่หากถามช่างว่า “ถ้ามันเปิดได้สะดวก อยากเปิดบ่อยๆ หรือไม่” คำตอบคือ “อยาก” เพราะบางครั้ง นั่งนึกถึงประเด็นสำคัญในการทำงานบางอย่างอยู่ ก็อยากเปิดเพื่อยืนยันหรือวิเคราะห์ปัญหา แต่พอคิดถึงภาระในการเปิดแบบที่ค่อนข้างทารุณ ก็จะบอกตัวเองว่าไม่เป็นไร เดินไปดูเองง่ายกว่า หรือเปิดฝ้าเอาจริงๆ ง่ายกว่าด้วยซ้ำ

สาเหตุ คือ การเปิดดูแบบ ถ้าเป็นกระดาษต้องเดินทางไปที่ห้องเก็บเอกสาร แบกแบบขนาด A1 มากางกันบนโต๊ะ เปิดดูเป็นร้อยๆ หน้า กว่าจะถึงผังที่ต้องการ หาผังเจอก็ต้องเปิดต่อไปดูรูปตัดเทียบกับ หรือไปดูรายละเอียดเฉพาะ กว่าจะรู้เรื่องเปิดไปเปิดมาฝุ่นตลบ เอกสารฉีกขาดอีก

อีกด้านหนึ่งคือหากเป็น PDF ก็ต้อง กดๆ หาๆ ไป Zoom เข้าๆ ออกๆ จอคอมพิวเตอร์ก็เล็กบ้าง เครื่องคอมช้าบ้าง และหากถ้าเป็น CAD ยิ่งหนักที่สุดคือต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะเปิด ถ้าไม่มีลงไว้ในเครื่องก็-จบ- หรือถ้าบริษัทซื้อไว้เป็น Bulk หากช่างตึกอื่นเปิดใช้อยู่ คุณก็เปิดไม่ได้ และพอเปิดได้ การจัดเรียงไฟล์ใน AutoCAD ก็อยู่บน Model Space (อันนี้จะเริ่ม Technical ไปหน่อย) ไม่ได้เรียงมาให้เรียบร้อยเป็น Paper Space อีก ต้องมาสวมบทนิติเวช ศึกษาที่เกิดเหตุกันเลยทีเดียวว่า แบบเชื่อมโยงอย่างไร?

สำหรับซอฟต์แวร์ใช้ดูแบบส่วนใหญ่ ไม่ใช่ประเด็นเรื่องค่าใช้จ่าย เพราะซอฟต์แวร์ แบบ Viewer ส่วนใหญ่มักฟรี

โดยสภาพของผู้จัดการหรือช่างอาคาร ส่วนใหญ่เข้ามารับงานก็จะต้องยอมรับสภาพว่าของมีแค่นี้ก็ต้องทำใจในการเดินหน้าไปทำงานตามข้อจำกัดเดิมๆ

(5) แบบมากองมากขึ้นไปเรื่อยๆ
เมื่อเวลาผ่านไป ช่างอาคารที่เปิดแบบด้วยความยากลำบากจะเริ่มหมดกำลังใจ เพราะนับจากวันแรกที่แบบพอจะเชื่อถือได้ แต่พอเจ้าของอาคารเริ่มมีการปรับปรุง-ต่อเติม-เปลี่ยนแปลง-พัฒนาอาคารไปเรื่อยๆ โดยที่เจ้าของไม่ได้ปรับแก้ไขแบบเก่า แต่มักะเป็นการเขียนแบบขึ้นมาใหม่ เปิดเป็นโครงการใหม่

สิ่งที่เกิดขึ้นสำหรับช่างอาคาร คือ ได้แบบมากองอีกปึกนึงหรือหลายๆ ปึก แต่แบบเก่ายังอยู่ตรงนั้น กลายเป็นห้องแบบที่มีแต่เอกสารเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ และจะสร้างความยากลำบากในการใช้งานมากขึ้นไปเท่าทวี เพราะเอกสาร (ที่มาใหม่) เหล่านั้นก็ไม่ได้มีความสอดคล้องกัน เหมือนไฟล์ที่อัปเดตขึ้นมาเรื่อยๆ โดยที่ไฟล์เก่าไม่ได้หายไป เรียกว่าช่างต้องใช้ความสามารถเฉพาะตัวอย่างมากในการตีความว่า ชุดไหนอัปเดต ชุดไหนเป็นชุดเก่า ชุดไหนยังเหมือนเดิมอยู่ ต้องไขว้แผ่นกันดู และยิ่งเวลาผ่านไป จะยิ่งซับซ้อนขึ้นเรื่อยๆ ปัญหาเหล่านี้ยังไม่รวมการปรับปรุงอาคารที่ไม่มีแบบใดๆ ส่งมาเลยอีก

ณ จุดหนึ่ง ช่างอาคาร จะบอกว่าไม่เอาแล้ว ผมใช้วิธีเดาๆ ของจริงเอาง่ายกว่า เอกสารที่เหลือจะกลายเป็นขยะทันที เพราะไม่ถูกใช้ประโยชน์อีกต่อไป

(6) แบบไม่อยู่ในวิสัยที่จะอัปเดตได้
บางคนอาจถามว่า ทำไมรอให้แบบมากองเป็นภูเขาล่ะ ไม่อัปเดตเพื่อให้ Integrate เป็นแบบเดียวกัน เพื่อได้ใช้การได้จริง เหมือนการอัปเดตงานเอกสารให้ทันสมัย ถูกต้องในเชิงบัญชี หรือ Document Control แบบ iso

คำตอบคือการอัปเดตแบบ หรือ As-Built Document เหล่านี้เป็นงานที่ใช้ทักษะระดับสูงและต้องใช้ผู้ประกอบวิชาชีพที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะ (เขียนแบบเป็น) ซึ่งคนเหล่านี้ส่วนใหญ่ค่าตัวสูง จ้างมาแค่ปรับแบบ นานๆ ครั้ง ไม่ได้ทำทุกวัน เพราะอาจไม่คุ้มในการจ้าง แถมการเปลี่ยนแปลงแบบยังเป็นการใช้องค์ความรู้มากกว่า 1 สาขา คือ ทั้งงานสถาปัตยกรรม งานระบบต่างๆ ที่ต้องอาศัยบุคลากรมากกว่า 1 คนอีก ขณะที่ช่างอาคารแม้จะเป็นผู้ประกอบวิชาชีพ แต่ความเชี่ยวชาญของเขาคือการซ่อมแซม การบำรุงรักษา ไม่ใช่การเขียนแบบหรืองานบริหารระบบเอกสาร

อีกประเด็นหนึ่งคือ สภาพของเอกสาร ไม่อยู่ในวิสัยที่จะปรับเปลี่ยนแก้ไขได้เลย ถ้าเป็น PDF หรืองานเอกสารกระดาษ นั่นหมายถึง ‘ปรับแก้ใดๆ ไม่ได้เลย’ ส่วนกรณีเป็น Digital Drawings เช่น AutoCAD จะได้หรือไม่? โดยทฤษฎีถ้ามีมืออาชีพมารับหน้าที่ คำตอบคือ ‘ควรอัปเดตได้’ แต่ปัญหาคือซอฟต์แวร์ที่จะเข้าไปแก้ไขแบบ จะกลายเป็นต้นทุนที่มีราคาไม่น้อยเลยทีเดียว

ในโลกของซอฟต์แวร์เพื่อเปิดแบบดิจิทัลจะมีความแตกต่างระหว่าง ‘ซอฟต์แวร์ Viewer ฟรี’ และ ‘ซอฟต์แวร์ Editor ปรับแก้แบบได้’ ราคาของซอฟต์แวร์ Editor สูงมาก ส่วนใหญ่ Subscription ต่อปี ชุดละหลายหมื่น เมื่อมีต้นทุนราคาที่สูงเข้ามาเกี่ยวข้อง ทั้ง ‘ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะที่มาทำหน้าที่แก้แบบ’ และ ‘เครื่องมือที่ใช้ในการแก้แบบ’ สุดท้ายจบที่ไม่แก้เสียดีกว่า ปล่อยไปยถากรรม เจ้าของอาคารที่ยอมซื้อซอฟต์แวร์เพื่อแก้ไขแบบ ส่วนใหญ่ยอมจ่ายเพราะการเขียนแบบเกี่ยวข้องกับพื้นที่เช่าที่จำเป็นต้องส่งมอบให้ลูกค้าไปทำการศึกษาปรับปรุงพื้นที่ แต่คนทำหน้าที่ดำเนินการต่อ ก็มาจบที่ช่างอาคาร ซึ่งไม่ได้มีทักษะเพียงพอ ทำถูกบ้างผิดบ้าง สุดความสามารถที่เขาจะมี

(7) แบบไม่เชื่อมกับ ERP

ในสภาวะของการไปสู่ Digital Transformation ของทุกองค์กร จะมีการดำเนินการ (Implement) ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) มาครอบคลุมการบริหารองค์กร ทั้งบัญชี การเงิน สินทรัพย์ กิจกรรมต่างๆ ปัจจุบันระบบ ERP ราคาถูกลง จนเข้ามาในระดับ SME ได้แล้ว และเริ่มมีหลายแบรนด์ในประเทศไทย

สำหรับ ERP ระดับพรีเมี่ยมก็มีการแข่งขัน โดยออกฟีเจอร์ต่างๆ เพื่อมาขยายฐานมากขึ้น จากที่เคยมีเพียงบัญชีการเงิน ก็เริ่มเข้ามาถึงสินทรัพย์และเข้ามาถึงเรื่องอสังหาริมทรัพย์หรือเครื่องจักรอาคาร เมื่อมาเทคโนโลยี ERP วิ่งมาถึงโลกของงานช่างอาคาร ช่างอาคารจึงมีภาระเพิ่มที่ต้องกรอกข้อมูลเข้า ERP ด้วย เช่น รายงานการซ่อมและการยืนยันขนาดพื้นที่ส่วนต่างๆ

ระบบ ERP จึงเป็นงานที่ผู้บริหารให้ความสำคัญมาก เนื่องจากมีผลกับการรายงานสภาวะผลประกอบการขององค์กร และกลายเป็นงานหลักของช่างที่ต้องทำก่อน

ส่วนการอัปเดต As-Built Document ซึ่งไม่มีคนเข้าใจก็ผลักออกไปก่อน ทั้งที่จริงๆ ข้อมูลของการปรับ As-Built Drawings เป็นข้อมูลเดียวไม่ต่างจากกับ ERP แท้ๆ แต่พออยู่กันคนละแพลตฟอร์มไม่เชื่อมกัน จึงเป็นงานซ้ำซ้อน ต้องปรับทั้งข้อมูลในแบบ As-Built Drawings และข้อมูลของ ERP ไปด้วยกัน

เมื่อช่างต้องซ่อมแซมบำรุงรักษาอาคารไปด้วย ซึ่งเป็นงานสำคัญที่สุด และต้องกรอก ERP ที่สำคัญเพราะผู้บริหารสั่งและทวงตลอด งานบริหารจัดการ As-Built Document จึงเป็นงานที่ไม่ใช่อันดับแรก สุดท้ายคือ ไม่ได้ทำ กองทิ้งไว้แบบนั้น

โดยสรุปจะสังเกตุได้ว่า สาเหตุที่สลับซับซ้อนเหล่านี้ ก่อให้เกิดสภาวะที่ทำให้การบริหารจัดการอาคารด้วย As-Built Document ในโลกเดิมที่ไม่มีเทคโนโลยีสนับสนุนแทบเป็นไปไม่ได้ ปัญหา คนตาย หรือบาดเจ็บ ปัญหาต้นทุนพุ่ง ปัญหาความขัดแย้ง และปัญหาคอร์รัปชั่นในการบริหารอาคารจึงเกิดขึ้น เป็นวงจรครั้งแล้วครั้งเล่า

แต่ ณ วันนี้ เราไม่ได้อยู่ในโลกเก่าอีกต่อไปแล้ว ครั้งหน้าจะมาขอพูดถึงเทคโนโลยี Digital Twin สามารถสร้างโซลูชั่นเรื่อง Cloud As-Built ได้อย่างไร?