3 กุญแจสำคัญในการออกแบบพื้นที่การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้พนักงานมากความสามารถอยากทำงานและอยู่ด้วยนาน

จากรายงาน Workplace : Winning the War for Talent ของซีบีอาร์อี พบว่า การแข่งขันที่รุนแรงมากขึ้นเรื่อยๆ ในการดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถทำให้มีองค์กรจำนวนมากขึ้นเริ่มคำนึงถึงเรื่องสถานที่ทำงาน ในฐานะหนึ่งในกลยุทธ์ที่ใช้เพื่อดึงดูดพนักงานที่ดีให้เข้ามาทำงานกับบริษัทมากขึ้น สิ่งสำคัญ 3 ประการที่องค์กรควรคำนึงถึงในการออกแบบสถานที่ทำงาน ที่มีประสิทธิภาพ คือ ความสมดุลระหว่างพื้นที่ “ฉัน” และ ”เรา” คุณลักษณะและสิ่งอำนวยความสะดวกที่ครอบคลุมความต้องการของพนักงานทุกคน และการเชื่อมโยงสถานที่ทำงานเข้ากับสิ่งที่อยู่รอบๆ ตัว

นายปีเตอร์ แอนดรูว์ ผู้อำนวยการ แผนกกลยุทธ์พื้นที่ทำงาน ซีบีอาร์อีประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก กล่าวว่า “มีหลายวิธีด้วยกันที่ทำให้เราสามารถตอบสนองความคาดหวังในระดับสูงของพนักงานที่มากความสามารถได้ ขณะเดียวกันยังสามารถควบคุมหรือลดค่าใช้จ่ายด้านอสังหาริมทรัพย์ไปด้วย แต่วิธีการที่ดีที่สุด คือ กลยุทธ์ที่มีคนเป็นศูนย์กลางซึ่งยอมรับถึงความหลากหลาย การสร้างตัวเลือก และชุมชนรอบๆ ตัว”

สิ่งสำคัญที่สถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพจะต้องจัดเตรียม คือ พื้นที่ที่มีความหลากหลายสำหรับการทำงานเพื่อสร้างความสมดุลระหว่าง “ฉัน” (งานที่ต้องทำคนเดียว ต้องใช้สมาธิ และความเงียบ) และ “เรา” (งานที่ต้องทำร่วมกันและมักมีเสียงดัง) ภายในสำนักงานเดียวกัน และพนักงานสามารถเลือกได้ว่าจะทำงานที่ไหนและอย่างไร ซึ่งขึ้นอยู่กับลักษณะงานที่ต้องทำ

พื้นที่ทำงาน “ฉัน” ควรเป็นพื้นที่ปิดหรือมีกำแพงกั้นที่สูงขึ้น ส่วนพื้นที่ทำงาน “เรา” ควรมีโต๊ะสำหรับทำงานร่วมกันและควรเป็นห้องขนาดกลางและขนาดใหญ่ ซึ่งรวมถึงพื้นที่ที่ไม่เป็นทางการอย่างคาเฟ่ ที่สามารถจัดประชุมและทำกิจกรรมได้

“เนื่องจากพื้นที่ทำงานมีความหลากหลายและซับซ้อนมากขึ้น การคาดการณ์ลักษณะความต้องการใช้พื้นที่จึงกลายเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวิเคราะห์ความน่าจะเป็นมากขึ้น เช่น แนวโน้มที่คนจำเป็นต้องใช้พื้นที่แบบนี้เป็นอย่างไร มากกว่าการตีเส้นแบบเดิมๆ หรือการคำนวณเป็นขั้นๆ การออกแบบพื้นที่ให้มีความยืดหยุ่นในการใช้งานจะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถทดลองและหาวิธีการที่ดีที่สุดในการใช้พื้นที่ทำงานนั้นได้” นายปีเตอร์กล่าว

พื้นที่ทำงานที่ได้รับการออกแบบอย่างดีและมีประสิทธิภาพจำเป็นจะต้องคำนึงถึงความหลากหลายของพนักงานในทุกแง่มุม ทั้งอายุ เพศ และช่วงวัย เพื่อสร้างความรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่ง มากกว่าสำนักงานแบบดั้งเดิม องค์กรควรคำนึงถึงการจัดเตรียมสิ่งอำนวยความสะดวกที่เหมาะสมให้กับพนักงานที่มีความแตกต่าง เพื่อเป็นการใช้ประโยชน์จากสิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้ให้มากที่สุดควรให้พนักงานมีส่วนร่วมในขั้นตอนการวางแผนด้วย นอกจากนี้การประเมินความถี่ในการใช้งานและการปรับเปลี่ยนไปใช้ในวัตถุประสงค์อื่นหากไม่ค่อยมีการใช้งานนักก็เป็นสิ่งที่สำคัญ สุขภาพเป็นอีกด้านหนึ่งที่องค์กรควรคำนึงถึง เช่น การมีแสงธรรมชาติ อุณหภูมิ อากาศภายในห้อง และคุณภาพน้ำ การมีพื้นที่ทำงานที่เป็นทางเลือกเพื่อลดความเครียด และการออกแบบตามหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) ซึ่งรวมถึงการมีโต๊ะทำงานที่สามารถปรับความสูงได้ และขนาดของหน้าจอต่างๆ

การมองให้นอกเหนือไปจากขอบเขตพื้นที่สำนักงานทั่วไปไปยังสิ่งภายนอกที่อยู่รอบๆ ตัว และการมองไปถึงวิธีการส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของชุมชนในหมู่พนักงานก็เป็นสิ่งที่สำคัญเช่นกัน การทำงานในสถานที่อื่นที่ไม่ใช่สำนักงาน (Mobile Working) หมายความว่าคุณภาพของพื้นที่ทำงานนอกอาคารเริ่มมีความสำคัญมากขึ้นกว่าแต่ก่อน พื้นที่เหล่านี้อาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับพนักงานในการทำงานและเข้าสังคม

พื้นที่ทำงานสำหรับคนรุ่นต่อๆ ไปจะส่งผลกระทบที่สำคัญต่อความสัมพันธ์ระหว่างผู้เช่าและเจ้าของพื้นที่ เช่นเดียวกับที่บริษัทต้องจัดพื้นที่ทำงานที่น่าดึงดูดใจสำหรับพนักงาน เจ้าของพื้นที่ก็ต้องสร้างอาคารที่ดึงดูดผู้เช่าเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเจ้าของอาคารสำนักงานที่สร้างมานานแล้ว ซึ่งต้องแข่งขันกับอาคารที่มีความทันสมัย

ดร. เฮนรี่ ชิน หัวหน้าแผนกวิจัย ซีบีอาร์อี ประจำภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก กล่าวว่า “เจ้าของอาคารต้องทำงานควบคู่ไปกับผู้เช่าอย่างใกล้ชิดเพื่อสร้างตัวเลือกใหม่ในการเช่าพื้นที่ ซึ่งจะทำให้ผู้เช่าสามารถบริหารจัดการจำนวนพนักงานที่มีเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น อาจรวมถึงการผสมผสานระหว่างพื้นที่ปล่อยเช่าหลักกับพื้นที่ปล่อยเช่าระยะสั้น และสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่ช่วยสร้างประสบการณ์ให้กับผู้เช่าในการใช้พื้นที่สำนักงานในอาคารและบริเวณโดยรอบ นอกเหนือจากการปล่อยเช่าพื้นที่ เจ้าของพื้นที่สำนักงานยังสามารถจัดกิจกรรมและสร้างประสบการณ์ในแต่ละวันที่มากกว่าการใช้พื้นที่สำนักงานทั่วไป”