การจัดลำดับความสำคัญของงาน สามารถช่วยให้เกิดประสิทธิภาพ เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด คนฉลาดมักบริหารจัดการและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ แต่คนส่วนใหญ่ต่างเลือกทำงานที่ใช้เวลาน้อยเพื่อกำจัดขยะบนโต๊ะทำงานให้จบสิ้น ซึ่งเป็นการผลักงานที่สำคัญออกไปอย่างผิดพลาด เทคนิคง่ายๆที่จะช่วยให้การทำงานมีคุณภาพอย่างสูงสุด มีดังนี้

            1.ใช้กฎ 80/20

         ตามหลักของพาเรโต 80% คือกำไร 20% มาจากลูกค้า การนำกฎนี้เข้ามาช่วยจะทำให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อเลือกสิ่งที่เกิดผลจากการทำงานในเวลาที่จำกัดได้มากที่สุด ซึ่งสามารถประเมินคุณภาพงานและปริมาณงาน รวมถึงการจัดการงานสำหรับตัวเองและผู้อื่นได้อย่างลงตัว

            2.ตั้งเป้าหมาย

         ตั้งเป้าหมายที่เห็นผลจริง เกิดความสำเร็จและวัดผลได้รวมถึงเหมาะสมกับเวลา แตกเป้าหมายของการทำงานแบบย่อย เพื่อช่วยให้การวางแผนสามารถวัดผลในแต่ละขั้นตอนเกิดสำเร็จได้จริง

            3.กำจัดกิจกรรมที่ไม่เป็นประโยชน์ออก

 

 ระหว่างการทำงานที่สำคัญ เรามักพบกิจกรรมที่ไม่เกิดประโยชน์ส่งผลให้สูญเสียเวลาไป ควรกำจัดสิ่งเหล่านี้ออกไปอย่างสม่ำเสมอ

            4.หมั่นสำรวจและจัดการกับการผลัดวันประกันพรุ่ง

         นิสัยแย่ๆของการทำให้งานไม่เป็นไปตามที่แผนที่วางไว้คือ การผัดวันประกันพรุ่ง โดยปกติแล้วเรามักเลือกงานที่ง่ายใช้เวลาน้อยแต่เลื่อนงานที่ยากและใช้เวลามากออกไป แต่สิ่งที่จะต้องเลือกสำรวจอยู่เสมอคือ การหมั่นจัดการงานยากที่มักเลื่อนไป หรือ เลือกที่จะกินกบตัวนั้นเสีย เพื่อที่จะทำให้งานที่ตามมาทีหลังเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น โดยจัดการงานที่ยากให้เสร็จสิ้นเสียก่อน

            5.แจกจ่ายงาน

         ควรแจกจ่ายงานเพื่อส่งต่อผู้อื่น เมื่องานที่มีในมือล้นมือ ส่งผลให้เกิดคุณภาพการทำงานน้อยลงและงานเหล่านั้นเหมาะสมกับผู้ที่มีทักษะและถนัด จะช่วยลดเวลาการทำงานเกิดประโยชน์สูงสุดจากการทำงาน

            6.ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน

         แยกแยะเรื่องด่วนและเรื่องสำคัญออกจากกัน แล้วเลือกจัดการสิ่งที่สำคัญที่สุดให้เสร็จสิ้นเป็นลำดับแรก

            จะเห็นได้ว่าการจัดลำดับความสำคัญของงานหรือกิจกรรมในแต่ละวัน ช่วยกำหนดทิศทางของความสำเร็จและสร้างผลประโยชน์ได้อย่างสูงสุด ช่วยเพิ่มโอกาสสำคัญที่เรียกว่ากำไรทางธุรกิจได้มากขึ้น นอกจากนี้การนำเครื่องมือและเทคโนโลยี่ใหม่ๆ เข้ามาช่วยในการทำงาน ยังสามารถลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้นอีกด้วย

เรียบเรียงข้อมูลโดย : ทีมงาน Terrabkk.com

อ้างอิงข้อมูลจาก : หนังสือ How to be a Brilliant Thinker โดย paul Slone